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把好“六关”,抓好大型水利工程全宗档案管理:

1 强化管理,把好制度建设关.一是根据国家、省、市有关要求,将重点建设项目档案管理工作真正纳入规范化管理轨道,并将重点建设项目档案管理列入重点工程的考核、奖励办法之中.二是工程项目的各参建和管理单位要建立、健全各项档案管理制度.规章制度的条文应严密而简明,便于执行;在实践中认真总结档案管理工作,建立和落实岗位责任制,完善《大型水利工程文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》等制度.建立内部管理参建单位对工程项目档案管理,年初有计划,年终有总结,奖优罚劣.

2 广开渠道,把好档案收集关.大型工程项目资料的种类、名目繁多,形式多样.要制定明确的归档范围和收集重点,以便把有价值的文件收集齐全.

2.1 协作左右,建立网络.结合工程管理单位自身的管理体制、组织机构的设置和档案材料的形成规律,建立纵横交织的管理网络体系.各部门应配备兼职档案信息员,形成左右协作的档案传递网络,专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系,加强对收集工作的检查指导,随时收集与定期收集相结合.

2.2 主动服务,尽职尽责.档案管理人员应主动上门,跟踪收集,把握资料收集的主动权,收集反映主要活动和历史面貌的重要材料.阶段工作或年度工作结束后,专职档案管理人员应主动上门将文件材料收集归档,对大量分散的档案资料进行加工、分析、鉴别、集中归档,找出规律性的材料和数据.

3 把握环节,把好档案质量建设关.工程项目档案质量是全面反映工程质量的重要依据,是工程验收的必备条件,是日后维修、改建的重要依据.

3.1 主动介入.要了解基本建设每个程序包括的内容,提前制定工程档案的收集范围和收集要求;掌握工程项目建设每个阶段所形成的文件材料,主动了解工程进展情况,跟踪现场;对工程档案工作进行全过程的监督指导,从源头上把好工程质量关;要积极督促配合设计、监理、质监等部门对工程档案把关.

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3.2 科学组卷.一个有机联系的案卷中,文字材料排列在前,图样在后;文字材料按依据性文件—管理性文件—基础性文件—设计文件—施工文件—竣工文件顺序排列;组合案卷时,按内容、重要程度、时间排列,并适当考虑

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文件材料的数量和案卷厚度.

3.3 整理立卷.工程项目从提出到项目竣工一般有准备、设计、施工和竣工验收阶段.在立卷工程中,也基本照这四个阶段进行整理立卷,区别对待.也可按文书档案、工程档案、会计档案、声像图片档案、电子档案和实物档案归类.对施工图按照“一张施工图(设计图)对应一张竣工图”的原则,并对其分别编号,独立成卷.图纸如有变更,应标注变更依据和必要的说明,重视图片、声像、电子档案的收集整理.

3.4 梳理查卷.做好“两查三看”.一查立卷归档情况;二查档案出、入库是否实行登记制度等.一看是否齐全完整,是否按时归档,看实际档案数量与目录是否相符;二看各门类档案实体是否收集齐全并集中统一管理;三看档案案卷是否有卷内文件目录,目录与档案实体名称是否一致,是否缺件、缺页等.

4 认真仔细,严把档案利用关.档案管理人员要对不同层次的利用人员规定不同的审批手续,确定不同的利用范围,使利用工作有章可循.做到不失密、不泄密.要经常检查档案利用制度是否齐全,是否进行档案利用登记;档案利用场所是否安装监控设备;涉密档案利用是否有批准手续、登记手续;已有缩微胶片、复制件或数字化档案是否仍提供原件利用.

5 完善设施,把好软硬设施关.一是规范设立档案室.二是将档案管理的相关制度上墙,整理好的各门类档案入库、上架保管.三是购置安装、标准摆放档案密集架,合理安排档案库房结构,做到办公、利用、库房“三分开”;配齐档案柜、防磁柜、空调等设备设施,达到防尘、防光等“十防”要求.四是做好档案库房安全工作.


档案本科论文的写作方法
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6 严格规范,把好档案验收关.工程项目管理规定需收集、整理的档案资料,各单位要毫无保留地收集整理,移交档案室集中统一管理.凡因档案资料收集不配合,移交不及时、不完整而发生的损毁、泄密等问题,要按照法律和有关规定,追究相关责任人责任.档案工作者要及时介入,积极做好工程项目档案资料的专项验收工作,对项目档案的整理、归档工作严格把关,对验收中发现的问题要坚持原则,及时提出整改意见,保证重点建设项目档案验收质量.


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(作者单位:河南省信阳市鲇鱼山水库管理局 来稿日期:2012-06-18)

参考文献:

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