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[摘 要]档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化及档案信息的网络化总结了在开展档案信息化建设实践的基础上思考.随着网络技术的普遍应用,信息化、网络化、数字化,这些时代的“热词”将“给力”档案管理工作,因此,档案管理工作将对推进改革,规范行为,促进档案管理现代化建设举足轻重的作用.

档案作为发展记忆的基石和历史的原始记录,提供服务是其永恒的主题.文书档案的档案资料,经过收集、整理、有序地保管起来,再由使用者把贮存的信息散发而出,科研和管理工作.它是客观形成的,是确凿的原始材料和历史 .“今世赖之以知古,后世赖之以知今”.由此,档案不只是一种历史但是在电子化的过程中也遇到了一些问题.将探讨文书档案管理信息的电子化的优缺点,同时对其劣势提出解决办法.书档案重要的内容是社会发展历史.它通过历史的客观记录,来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果.文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分.随着信息化的到来,使人们进入了电子网络时代,许多的信息通过电子网络管理和传输.案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理,并且实现了信息系统的工联,人们可以交流共享同级部门之间的信息,也可以交流共享历史不同时期的信息.电子传输,资源共享,提高了部门之间的了解,增强了业务联系.档案信息化配套机制初步完善制定了较为完善的规章制度.为了加强院档案信息化工作,先后制订并实施了档案立卷归档暂行规定等文件制度,保证了档案信息化工作持续、健康、稳步的向前发展..形成了全员参与的工作局面.诉讼档案归档软件的开发和应用,改变过去少数人参与归档的局面,使档案信息化成为全员参与的工作.档案信息化的质量直接由内勤、书记员、检察官等所有诉讼流程参与人员决定,而且环环相扣,责任更加明确,促使人人参与.


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形成了与技术部门相互依托的衔接机制.基层院档案室和技术部门在开展信息化建设的过程中,客观上存在着技术上、工作上相互依托、优势互补的关系.档案部门具有档案专业知识的专业人员,是信息资源的汇聚地,具备一套完整的信息收集的机制和体制,是技术部门开展信息化建设所要寻找的理想的合作伙伴.而档案部门在开展档案信息化建设中,设备、人员等技术力量都较为薄弱,必须依托技术部门的信息技术装备和计算机专业人员,两者形成一种紧密合作、优势互补的态势是档案信息化建设成功的要件之一.档案部门和技术部门通过多年合作,基本实现了所有档案的案卷级目录机检、部分档案的文件级目录机检和部分档案的全文机检,积累了大量的电子信息,也积累了电子档案生成、整理、移交、归档、利用等实践经验,为档案管理的高效优质运行提供了技术保障.部门之间的信息无法达到及时的交流和共享,大量的文书档案像古董一样闲置和保存着.这在一定程度上造成了资源的浪费.信息化的到来和网络的发展,方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流,利用电子网络传输资源.电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递,适应现代社会快节奏的工作特点.比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输,它所起到经济效

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益是无法估量的.网络化的应用更是扩展了信息的传递范围,人们以网络为载体进行资料的传输,并且相关资料存放在相应的资料库内,人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享,查找、利用更加便捷.第三,收集、整理,是档案管理工作的重要组成部分.因此,档案部门要改变“坐等待收、守摊待用”的传统作风,主动服务上门跟踪收集,辅以文字说明的记录,然后归档、保存,以今后的发展留下宝贵的资料.

现在的社会活动越来越多,发展规划、教育改革、干部选配,小到节假日举办书展、读书会等等,都应该派出专门人员收集文字资料和图像资料,从中找出规律的资料和数据,整理好后,立卷、归档,以备他日为教学科研、党政管理和编史修志服务.子化文书档案管理人员技术水平有限,不能适应电子化进程的需要.电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面.第四,电子文件兼容问题.随着信息化得普及,电子文件的问题凸显,其中电子文件不兼容的现象尤为明显,电脑软件开发的通用性差,网络化时代已经到来,为档案价值的实现提供了良好的客观条件.目前,单位的机关科室,但许多都是挂靠党群、纪委部门之下,只有执行的职能而无决策的权力,这种上世纪的管理模式早已不能适应网络时代高校管理工作的需要.因此,深化高校教育管理体制改革,要坚持模式创新、思路创新、手段创新和实践创新,让高档的档案管理事业呈现出生机与活力.

在模式上,应将档案馆从校办或其他部门分离出来,改变档案管理工作的地位和作用,注重学校的未来发展方向.在思路上本着“以人为本,服务至上”理念,更新思路,改变原来“小而全”、“大而全”,重视 忽视利用,“固步自封”、“闭关锁国”的状态,同时,必须调整和充实馆藏档案的内容,提高馆藏档案的质量.在手段上,实现档案信息化,解决文档一体化,实现档案工作与学校工作结合.在实践上,要充分发挥档案管理工作人员的主观能动性,内引外联,改革创新,优化馆藏,提高档案的利用率.同时,强化信息技术利用和建立档案管理人才竞争机制.

在日新月异的网络时代,档案管理工作作为高校工作的重要组成部分,是履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接的、原始的记录.科学、正确地档案收集、管理与创新,是构建优质档案管理工作的重要原素.档案管理者要解放思想、更新观念、创新管理、与时俱进,才能促进网络时代高校档案管理工作的科学化、现代化、信息化.

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